Kantoorruimte: Hoeveel m2 heeft u eigenlijk nodig?

Een nieuw kantoor vinden is niet altijd even gemakkelijk. Er zijn veel zaken die van invloed zijn op je wensen en keuze voor de meest geschikte ruimte. Denk hierbij aan de prijs, locatie, faciliteiten en natuurlijk de afmetingen van een kantoorruimte.

Het aantal vierkante meters dat nu wordt betrokken, is waarschijnlijk al jaren geleden overeengekomen en beantwoordt mogelijk niet meer optimaal aan uw huidige wensen qua representatie, behoefte aan aantal werkplekken, vergaderruimtes, concentratieruimtes en overige ruimtes.

Flexwerkplekken en thuis werken

Steeds meer bedrijven laten hun medewerkers vrij of vrijer bij het indelen van hun werktijden. Vanuit huis werken is eenvoudiger en medewerkers die ver van het kantoor wonen, werken steeds vaker op flexwerkplekken in één van de nieuwe kantoorconcepten. In dit artikel zal daarom nader ingegaan worden op de bepaling van het benodigde aantal vierkante meter en de normen die er op dit gebied gesteld worden.

NEN 1824

Allereerst is het belangrijk om te weten dat er regelgeving is op het gebied van kantoren en werkplekken. Medewerkers moeten hun werkzaamheden veilig en zonder gevolgen voor hun welzijn of gezondheid kunnen uitvoeren. In de NEN 1824 is daarom een norm opgenomen voor bijvoorbeeld de minimale bewegingsruimte die noodzakelijk is per werkplek. Het gaat hierbij niet alleen om het bureau en de bureaustoel, er wordt ook rekening gehouden met de noodzakelijke bewegingsruimte, kasten, type beeldscherm en zelfs vergaderruimte.

Aangezien de manier van werken en de apparatuur in de loop der jaren niet hetzelfde gebleven zijn, heeft dit invloed op het minimale aantal vierkante meters. Werknemers kunnen namelijk steeds flexibeler werken in tijd, plaats en duur. Bovendien is een vaste werkplek steeds onwaarschijnlijker en delen flexwerkers hun werkplekken. Let er daarom in het bijzonder op dat deze norm toeziet op het aantal vierkante meter per werkplek en niet per medewerker.

Norm voor het aantal vierkante meter per werkplek

Zoals gezegd is er de afgelopen jaren veel veranderd, daarom richt deze norm zich niet meer specifiek op vaste werkplekken (8 vierkante meter per werknemer), maar op het aantal vierkante meter per werkplek. De bepaling van het aantal vierkante meter per werkplek is gebaseerd op de optelling van een aantal onderdelen met ieder een aandeel in het totaal, namelijk:

• Werkplek – 4 m2
• Flatscreen – 1 m2
• Diep (CRT) beeldscherm – 2 m2
• Lees/schrijfvlak – 1 m2
• Ladekast – 0,5 m2
• Vrijstaande kast – 1 m2
• Vergaderruimte – 2 m2 per persoon

Tip

Strategisch Huisvestingsplan

Huisvesting: te groot, te duur of gewoon op de verkeerde plek! Veel organisaties herkennen dit probleem, maar de oplossing ligt niet direct voor het grijpen. Constateert u dat uw huisvesting niet meer aansluit bij uw organisatiedoelen? De vraag is dan welke huisvesting uw organisatie wél nodig heeft. Deze masterclass is het vertrekpunt voor de ontwikkeling van een effectief huisvestingsplan dat bijdraagt aan de organisatiestrategie.

Het aantal werkplekken in kaart brengen

Voor er een berekening gemaakt kan worden is het belangrijk om het aantal noodzakelijke werkplekken in kaart te brengen. Met de huidige manier van werken, flexwerkers en freelancers is het meestal niet nodig om één werkplek per persoon te reserveren. Het is daarom belangrijk een goed beeld te krijgen van de uren die medewerkers op kantoor doorbrengen.

Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Werknemers zelf bij laten houden welke uren/momenten ze op kantoor zijn, werknemers zelf op laten geven wanneer ze op kantoor willen zijn en op basis hiervan een planning maken en iemand aanstellen om voor een periode iedere dag een aantal keer te laten tellen hoeveel werkplekken er in gebruik zijn. Uiteindelijk zal het tot een grove schatting komen die ruim genomen dient te worden, want anders zal er niet altijd een werkplek voor iedereen zijn.

Houd ook rekening met de toekomst. Wat zijn de prognoses voor de organisatie en het aantal medewerkers? Wanneer er een forse groei in het verschiet ligt is het verstandig om hier alvast rekening te houden. Bij sommige verhuurders is het eenvoudig om uit te breiden of in te krimpen. Het is verstandig om dit van te voren te bespreken.

Voorbeelden

Voor het huren van kantoorruimte is het belangrijk alles goed op een rijtje te hebben. Bekijk de onderstaande voorbeelden om een beter beeld te krijgen van de berekening.
Voorbeeld 1: Ruimte voor 1 werkplek

• 1x Werkplek – 4 m2
• 1x Flatscreen – 1 m2
• 1x Lees/schrijfvlak – 1 m2
• 1x ladekast – 0,5 m2

Totale oppervlakte van jouw werkplek moet minimaal 6,5 m2 bedragen. Let wel op dat je ook nog 2 m2 aan vergaderruimte incalculeert.

Voorbeeld 2: Kantoorruimte voor 10 werkplekken
Let op, want 10 werkplekken kunnen in potentie een stuk meer medewerkers bedienen. Zo zou je hier met 15 werknemers kunnen werken wanneer er 10 parttime werken (en een halve week op kantoor zijn).

• 10x Werkplekken – 40 m2 (10x4m2)
• 10x Flatscreens – 10 m2 (10x1m2)
• 10x Lees/schrijfvlak – 10 m2 (10x1m2)
• 10x ladekast – 5 m2 (10×0,5m2)

De totale benodigde oppervlakte in werkplekken is nu 65m2 exclusief vergaderruimte. Hier dient nog 20m2 voor bij te komen (10x2m2). Vergaderen met alle medewerkers? Dan is er 30 m2 vergaderruimte nodig (15xm2). Waarschijnlijk zijn er met 10 werkplekken ook een aantal vrijstaande kasten nodig. Reken hiervoor 1m2 per kast. Houdt altijd rekening met specifieke arbeidsomstandigheden, want voor de beoefening van sommige beroepen is simpelweg meer ruimte nodig.

Wettelijke regelgeving voor de afmeting van een kantoorruimte

Er is ook regelgeving vanuit de overheid met betrekking tot het formaat van een werkplek. In Artikel 3.19 van het Arbobesluit wordt gesteld dat:
1. De afmetingen en het luchtvolume van de werkplek zijn zodanig dat de werknemer zonder gevaar voor de veiligheid, de gezondheid of het welzijn zijn arbeid kan verrichten.
2. De afmeting van de werkplek is zodanig dat de werknemer bij het verrichten van zijn arbeid over voldoende bewegingsruimte beschikt.
3. Indien in verband met de aard van de werkzaamheden niet aan het tweede lid kan worden voldaan, is in de nabijheid een andere open of besloten ruimte met voldoende bewegingsvrijheid voor de betrokken werknemers beschikbaar.

Meten is weten

Aan het oriënteren op een nieuwe kantoorruimte? Meten is weten, dus baseer de keuze altijd op basis van metingen en prognoses. Het zou vervelend zijn om vanwege snelle groei direct weer op zoek te moeten naar een nieuw kantoor. Helemaal in populaire steden zoals Amsterdam, want hier is steeds minder kantoorruimte beschikbaar.

Bron: Flexas.nl